Regulamin Kongresu Aglomeracji
- Organizatorem Kongresu Aglomeracji (dalej: KA) jest Fundacja im. Bolesława Pobożnego z siedzibą w Kaliszu przy ul. Pułaskiego 26, 62-800 Kalisz (dalej: Organizator).
- W KA mogą wziąć udział osoby zaproszone przez Organizatora, a także osoby, które otrzymały od Organizatora mailową informację o pozytywnym rozpatrzeniu rejestracji dokonanej poprzez wypełnienie formularza umieszczonego na stronie https://kongresaglomeracji.pl/rejestracja.
- Rejestracja na KA trwa do 31.05.2023.
- Po rejestracji przez formularz zgłoszeniowy uczestnik otrzyma automatycznie wygenerowanego maila informującego o skutecznym wypełnieniu formularza. Mail nie jest jednoznaczny z pozytywnym rozpatrzeniem rejestracji na Kongres.
- Organizator poinformuje osobę rejestrującą się na bezpłatne uczestnictwo w KA o wynikach rejestracji najpóźniej 14 dni przed rozpoczęciem wydarzenia (z wyłączeniem osób rejestrujących się na KA w terminie późniejszym niż 14 dni przed rozpoczęciem wydarzenia).
- Organizator zastrzega sobie prawo do odmówienia rejestracji udziału w KA bez podania przyczyny.
- KA będzie transmitowany na kanale YouTube portalu Latarnik Kaliski.
- Uczestnictwo w części merytorycznej KA (miejsca na widowni w trakcie paneli dyskusyjnych) jest bezpłatne. Catering, strefa VIP, bankiet oraz miejsca noclegowe dostępne są dla osób, które nabyły bilety uczestnictwa.
- Bilety uczestnictwa podzielone zostały na trzy kategorie:
a) Bilet STANDARD – możliwość uczestnictwa w jednym dniu Kongresu, dostęp do strefy VIP, wyżywienie (647 zł netto);
b) Bilet PREMIUM – możliwość uczestnictwa w jednym dniu Kongresu oraz w bankiecie, dostęp do strefy VIP, wyżywienie (897 zł netto);
c) Bilet VIP – możliwość uczestnictwa w dwóch dniach Kongresu oraz w bankiecie, dostęp do strefy VIP, wyżywienie (997 zł netto).
- Po rejestracji w formularzu i wyborze typu biletu, Organizator w przeciągu 5 dni wyśle do uczestnika dokument proforma zawierający dane zamawiającego podane w formularzu zgłoszeniowym. Dokument zostanie wysłany na maila podanego w formularzu. Płatność winna zostać dokonana w przeciągu 7 dni od daty otrzymania dokumentu proforma, jednak nie później niż do dnia 02.06.2023. W przypadku braku dokonania płatności Organizator poinformuje osobę zgłaszającą się do udziału w KA o anulowaniu rejestracji.
- Po zarejestrowaniu wpłaty uczestnik, który poprosił o to w formularzu zgłoszeniowym, otrzyma mailowo fakturę VAT.
- Płatnikiem jest podmiot wskazany przez zamawiającego w formularzu.
- W przypadku zgłoszenia uczestnika przez inną osobę, Organizator przyjmuje, że dana osoba posiada stosowne upoważnienie i działa w imieniu osoby zgłaszanej.
- Chęć rezygnacji z udziału w KA uczestnik winien zgłosić mailowo, wysyłając maila na adres kongres@latarnikkaliski.pl. Uczestnik otrzyma zwrot środków za zakup biletu w przypadku zgłoszenia rezygnacji do dnia 22.05.2023. Po tym terminie opłata ulega zwrotowi jedynie w przypadku chęci rezygnacji w przeciągu 24 godzin od daty płatności za bilet.
- Uczestnik zobowiązany jest do noszenia w widocznym miejscu identyfikatora wydanego podczas rejestracji w dniu Kongresu.
- Uczestnik, rejestrując się na KA, wyraża zgodę na utrwalenie swojego wizerunku w celu promocji oraz dokumentacji wydarzenia.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez osoby trzecie poniesione przez uczestnika w trakcie KA, włączając w to zgubione bądź skradzione rzeczy.
- Reklamacje uczestników winny zostać przesłane drogą mailową na adres kongres@latarnikkaliski.pl. Reklamacje rozpatrywane będą w terminie 7 dni od daty zakończenia KA.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie KA ogłoszonym na stronie internetowej www.kongresaglomeracji.pl.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu i miejsca KA z przyczyn od niego niezależnych. Organizator nie pokrywa wówczas kosztów poniesionych przez osoby zarejestrowane na KA.
- W przypadku odwołania wydarzenia z przyczyn zależnych od Organizatora, uczestnikom przysługuje zwrot kosztów za bilety uczestnictwa wymienione w pkt. 9.
- Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia z uczestnictwa w KA uczestników, którzy łamią zasady przyjęte w niniejszym Regulaminie.
- Administratorem danych osobowych uczestników KA jest Fundacja im. Bolesława Pobożnego, z siedzibą w Kaliszu przy ul. Pułaskiego 26, 62-800 Kalisz. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Organizatora można kontaktować się poprzez maila kongres@latarnikkaliski.pl.
Dane osobowe (imię i nazwisko, adres email, numer telefonu, nazwa osoby prawnej, stanowisko) będą przetwarzane:
a) w celach niezbędnych do realizacji KA, w tym weryfikacji spełnienia wymogów opisanych w niniejszym regulaminie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych z związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” oraz
b) w celach niezbędnych do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
c) w celach marketingowych, na podstawie wyrażonej zgody osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art.6. ust. 1 lit a) RODO.
- Odbiorcami danych osobowych Uczestników KA mogą być podmioty współpracujące z Organizatorem, w zakresie świadczonych na rzecz Organizatora usług (np. hotel, drukarnia).
Dane osobowe uczestników KA będą przechowywane/przetwarzane przez okres:
a) w odniesieniu do Uczestników, których udział został potwierdzony przez Organizatora, dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do prawidłowej realizacji KA,
b) w przypadku osób korzystających z wydarzeń towarzyszących, dodatkowo odpłatnych – przez 5 lat liczonych od dnia 1 stycznia następującego po dacie uczestnictwa w takim wydarzeniu,
c) w przypadku danych przetwarzanych w celach marketingowych – przez 5 lat liczonych od dnia 1 stycznia następującego po dacie wyrażenia zgody.
- Uczestnik KA ma prawo do dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne do uczestnictwa w KA.
- Niniejszy Regulamin obowiązuje od momentu jego publikacji na stronie www.kongresaglomeracji.pl. Wszelkie zmiany w jego treści obowiązują od momentu ich publikacji na ww. stronie internetowej